Nå er tiden kommet for å sette i gang med å planlegge arbeidet med årets viktigste bedriftspresentasjon - årsrapporten.
Ikke tenk at dette er årets pliktløp, men årets mulighet til å gjøre en revisjon av egen kommunikasjon. Rapporten er en investering i intern tid og innkjøpte tjenester og vi kan bistå dere med å få mest mulig ut av investeringen.
En mulighet til å kommunisere
Hensikten med bedriftens/organisasjonens årsrapport kan være mange. Fra å tilfredsstille Brønnøysund og eiernes behov for oppdatering og korrekt informasjon, til å kommunisere med interessenter ut i fra hva som er strategisk viktig i det kommende året; kunder, egne ansatte, potensielle ansatte, politikere eller myndigheter.
Målgruppene utelukker ikke hverandre og om temavalg og utforming spisses mot èn målgruppe, kan rapporten være vel så interessant for andre. For eksempel: Hvordan du profilerer bedriften mot arbeidsmarkedet forteller hva slags virksomhet du ønsker å være.
Redaksjonell stil og muligheter
Dere trenger ikke hjelp fra et byrå for å tilfredsstille lovens minimumskrav for rapportering. Har dere derimot bestemt dere for et høyere ambisjonsnivå, står man overfor noen valg av sjanger og innhold som et byrå kan levere.
Vi deler grovt inn årsrapportenes redaksjonelle stil slik:
- Rapport-rapporten: Sammendrag av året med artikler som belyser høydepunkter i dette året av bedriftens eller organisasjonens historie.
- Bedriftspresentasjonen: Overordnet presentasjon av historie, organisasjon og strategi. Denne varianten er avsenderorientert og bærer preg av å være et beskrivende dokument.
- Årsmagasinet: Redaksjonell, journalistisk utforming der det legges et eksternt perspektiv på stoffet. Mulighet for friske innfallsvinkler som kombineres med en tradisjonell finansdel.
- Fremtidsrapporten: Knytter rapportåret mot strategier og visjoner for framtiden. Hvilke muligheter åpnet 2020, hvilke trender har betydning for bedriftens vei videre, hvordan tenker vi å møte utfordringene?
Byrået kan levere alt fra tekst til grafisk design og foto. Og sist men ikke minst, byrået hjelper dere med å lage et konkret overordnet kommunikasjonskonsept og sørger for at alt innholdet forteller en sammenhengende historie.
Sjekk også vår utfyllende ressursside om årsrapport.
Pose, sekk eller begge deler?
Årsrapporten skal dekke ulike kommunikasjonsstrategiske valg: Hva skal dere oppnå, hvilke interessenter er viktigst for dere dette året, hvilke budskap skal dere formidle og hvordan treffer dere best de dere ønsker dialog med, trykket, digital eller kanskje begge deler.
I hvilken kommunikasjonskanal finner du mottakerne dine? Årsrapporter forandrer ikke verden eller leserne. Kanalvalget bør derfor underordnes målgruppe og budskapet. Hvis eierne ikke er på nett, blir de ikke nettbrukere fordi det er det eneste stedet de finner årsrapporten. Trenger du noe å putte i hendene på en potensiell jobbsøker, kan både en trykt rapport og dybdeinformasjon på nett være nyttig.
Det som er sikkert: Du unngår ikke å sørge for at årsrapporten i en eller annen form er tilgjengelig - og synlig - på nettet for investorer, journalister og eventuelle jobbsøkere. Det finnes mange måter en årsrapport kan tas ut på nett, både mer elegant og leservennlig enn en bladbar pdf. Og hvis man velger både trykk og digital versjon er det viktig at disse samspiller, utfyller hverandre og trekker i samme retning.
Det store bildet
Bedriftens samfunnsansvar er den norske samlebetegnelsen for det engelske begrepet corporate social responsibility (CSR). Kort sagt handler det om å få frem hvordan bedriften bidrar til en bærekraftig utvikling gjennom å se på økonomiske, miljømessige og samfunnsmessige resultater. Dette kalles gjerne den tredelte bunnlinjen.
The Global Reporting Initiative (GRI) er en nettverksbasert organisasjon som utarbeider og løpende reviderer standard for rapportering av samfunnsansvar. Denne fastsetter prinsipper og indikatorer selskapet kan bruke til måling og rapportering. Mange bedrifter benytter seg av denne standarden for internt arbeid og forbedringspotensial, og vi ser at CSR-rapportering ofte blir en integrert del av årsrapporten som konsekvens av at CSR er en del av forretningsstrategien.
Ønsker man et spesielt fokus på denne delen av bedriftens virksomhet, gjerne for å bygge omdømme, kan en selvstendig CSR-rapport være et godt valg. En separat rapport vil kommunisere godt med viktige målgrupper som er spesielt interessert i dette aspektet, uten tilsvarende interesse for andre sider av virksomheten. Som en del av arbeidet med årsrapporten kan byrået bistå dere med å kartlegge, måle og formidle samfunnsansvar ihht nevnte standarder.
Årsrapportens kjerne
Styrets årsberetning, regnskap, noter og sjefen-har-ordet må bedriften produsere selv. Vår oppgave er, sammen med våre kunder, først og fremst sørge for at innholdet er tilpasset og strukturert slik at den blir konsis og lett forståelig. I tillegg til å gi et klart innblikk i hvordan det står til med virksomhetens økonomi, sørger vi for at rapporten har et tydelig og gjennomført design og kommunikasjonskonsept som presenterer helheten i virksomheten.
Årsrapporten skal følge et fast oppsett og innhold som skal tilrettelegge for strategisk styring og et godt grunnlag for sammenligninger over år. Gjennom dette blir arbeidet med utarbeiding av årsrapporten vesentlig enklere og innholdet lettere tilgjengelig for mottagerne. Når layout og design på tabeller og diagrammer er utarbeidet brukes det gjerne over flere år, med kun små endringer. Det gir en trygghet både for bedriften og byrået, man vet at rammeverket er på plass og man kan da bruke mer tid på finpuss av innholdet.
Lykke til!
Å lage årsrapporten handler om å få mange elementer til å spille riktig sammen. Kommunikasjonsmål, målgrupper og ikke minst ambisjonsnivå for rapporten skal bestemmes og arbeidet igangsettes. Oktan Oslo har bred erfaring innen konsept, design, innholdsproduksjon og publisering av årsrapporter både på papir og digitalt. Vi har i årevis levert rapporter til alt fra de aller største og tyngste børsnoterte aktørene, til mindre virksomheter. Vi bistår gjerne dere i planlegging og produksjon av årsrapporten, vi gleder oss nemlig til å sette i gang!
Les mer om årsrapport på vår utfyllende ressursside.
